Speak Up - uppmuntra förtroendet för Sandvik

Genom Sandviks Speak Up-program uppmuntras medarbetare och intressenter att höja rösten om de har en fråga eller misstänker en överträdelse av Sandviks uppförandekod. Möjligheten att säga ifrån är en viktig byggsten i Sandviks kultur som bidrar till att bygga förtroende och förbättra arbetsmiljön för alla medarbetare och partners.

Deep Throat, Edward Snowden, Erin Brockovich, Karen Silkwood, Mordechai Vanunu. Dessa är några av världens mest kända visselblåsare. Det faktum att de alla är välkända vittnar om den betydelse som visselblåsning har i demokratiska och transparenta samhällen. Det säkerställer att dolda metoder som är olagliga eller etiskt osunda kan komma upp till ytan och hanteras.

"Visselblåsning har ofta varit drivkraften bakom en positiv utveckling i samhället", säger Emma Wahlborg, Business Ethics Process Specialist på Sandvik. "Det har bidragit till att klargöra regler och etiska principer och resulterat i stora förändringar i lagstiftningen som företag som Sandvik är skyldiga att följa enligt lag. För Sandvik som företag har det samma effekt genom att osunda metoder lyfts fram i ljuset. Och det är något som vi värdesätter."

Varje rapport är viktig

Men det faktum att kända visselblåsare också är föremål för filmer, ofta Oscarsvinnande thrillers, vittnar också om de dramatiska och ibland livshotande händelser som vissa visselblåsare har gått igenom som en följd av sina handlingar. För trots att visselblåsning kan leda till mycket värdefulla resultat är det många människor, och ofta personer i maktpositioner, som inte vill att sanningen om deras handlingar eller om de institutioner de företräder ska komma ut. Många vanliga människor som inte har något att dölja anser också att visselblåsning är ideologiskt oetiskt på grund av det sekretessbrott som det potentiellt innebär.

Så hur hanterar Sandvik detta? Hur säkerställer Sandvik att medarbetarna känner sig tillräckligt trygga för att "våga säga ifrån"?

"I samhället i stort handlar visselblåsning mer om att avslöja kriminell verksamhet och att få fram sanningen, oftast politiskt", säger Wahlborg, som ansvarade för implementeringen av Speak Up. "Men för företag som Sandvik handlar det mer om att sätta tonen internt och säkerställa att alla på företaget delar samma värdegrund och följer relevanta lagar och vår uppförandekod. Så när vi lanserade Speak Up ville vi använda en positiv term. Ett begrepp som säger att det är okej att höja rösten om man har funderingar eller till och med bara frågor om uppförande."

En visselblåsare från Sandvik skyddas också av rigorösa strukturer för vad som händer efter att en anmälan har lämnats in. Koden i sig säkerställer att ingen kan straffas för att ha sagt ifrån och utredningsförfarandet anger en mycket strikt process för integriteten hos både visselblåsaren, den person som rapporteras och hur utredningen genomförs.

Anna Junker, som i egenskap av Head of Governance på Sandvik är ansvarig för Speak Up, tillägger: "Vi ser det på ett positivt sätt. För oss är det ett system för att förbättra vår organisation, något som bidrar till att ge oss en bättre arbetsmiljö och även hjälper företaget att minska riskerna. Men vi ser också visselblåsning som ett ansvar för alla medarbetare som upptäcker aktiviteter som strider mot vår kod. Här hjälper visselblåsning till att bevara företagets värderingar och rykte."

Uppdaterad uppförandekod

Speak Up lanserades för fem år sedan, ungefär samtidigt som Sandviks uppförandekod uppdaterades. "Speak Up drevs av ett internt behov av att ha en säker kanal genom vilken medarbetarna kunde rapportera incidenter och problem", säger Wahlborg. "Speak Up är också en integrerad del av vårt efterlevnadssystem, som i sin tur hjälper oss att följa obligatorisk lagstiftning i många av de länder där vi är verksamma och gör det möjligt för oss att se var vi kan ha potentiella risker som behöver minskas."

Sandvik hade en process på plats innan Speak Up lanserades, som sa att om man hade ett problem skulle man prata med sin chef, HR eller chefsjuristen. Och i dag är det fortfarande så att om en medarbetare har ett allmänt klagomål eller missnöje och det kan lösas lokalt med chefen eller det lokala HR-teamet, så är det fortfarande den vägen som föredras. Men få människor vågar lyfta luren och ringa en person i Sverige som de aldrig har träffat. Så om ett problem eller en fråga inte kunde lösas lokalt visste ingen riktigt vart man skulle vända sig.

"Vi såg ett behov av att underlätta anonym rapportering, på det lokala språket och på ett lättillgängligt lokalt telefonnummer eller en webbplats", tillägger hon. "Vi uppmuntrar fortfarande människor att identifiera sig, eftersom det är mycket lättare att utreda frågor när vi har kontaktinformation och de ska känna sig trygga med att göra det, eftersom Sandvik respekterar medarbetare som vågar säga ifrån. Men om du inte känner dig bekväm med att göra det kan du i de flesta länder rapportera anonymt och vi kan fortfarande utreda. Och Speak Up är mycket konfidentiellt, vi tar hänsyn till rapportörens integritet och involverar bara utredare och andra som behöver veta för att kunna hantera problemet. Vi har också en stark policy mot repressalier, vilket innebär att vi inte tolererar att någon behandlas illa om de tar upp ett problem."

Om personal eller externa intressenter vill ta upp en fråga eller logga en rapport med hjälp av Speak Up kan de göra det online eller genom att ringa telefonlinjen 24/7, på valfritt språk. Alla rapporter går sedan vidare till ett litet team av interna utredare. "Vi följer upp varenda rapport som kommer in, oavsett vad den handlar om", tillägger Wahlborg.

Minskar riskerna

Sandvik får in cirka 200 rapporter via Speak Up varje år, vilket är en ganska normal mängd för ett företag av den här storleken och med den geografiska räckvidden. Det finns 29 olika typer av frågor som kan rapporteras, vilket motsvarar kapitlen i Sandviks uppförandekod. De rör allt från arbetsrätt, trakasserier eller efterlevnadsfrågor till missbruk av företagets egendom eller miljöproblem. Frågorna omfattar bedrägeri, mutor, bristande efterlevnad av rutiner för gåvor och resor, diskriminering och trakasserier.

Resultaten av utredningarna kan leda till disciplinära åtgärder. Men oavsett konsekvenserna för enskilda personer gynnas företaget som helhet av att vi rensar ut metoder som strider mot vår kultur och kod och skapar en grund för att genomföra mer allmänna korrigerande åtgärder när problem uppdagas.

"Genom Speak Up kan vi se var i organisationen vi har processer som inte följs eller som behöver förbättras", säger Junker. "Vi kan sedan uppdatera rutiner och processer och genomföra utbildningar där det behövs. Detta hjälper oss att kontinuerligt förbättra arbetsmiljön."

Stödjer öppenhet och förtroende

Speak Up bidrar också till att stödja en kultur av öppenhet och förtroende på Sandvik, vilket gynnar såväl medarbetarna som företaget i stort. "Speak Up är ett verktyg för att medarbetarna ska känna tillräckligt förtroende för organisationen för att meddela oss om något verkar fel", säger Wahlborg. "Det kommer i slutändan att minska risken för företaget."

Junker tillägger: "Man skulle kunna tro att vi i en idealisk värld skulle vilja se att våra Speak Up-ärenden ständigt minskar eftersom vi blir bättre på att hantera saker och ständigt förbättrar vår arbetsmiljö. Även om det är sant även för Sandvik, känner vi också att ett visst flöde av Speak Up-ärenden hjälper oss att säkerställa att systemet fungerar, att vi har en trygg Speak Up-kultur och att människor vågar säga ifrån."