Speak Up - incentivando a confiança na Sandvik

Por meio do programa Speak Up da Sandvik, os colaboradores e as partes interessadas são incentivados a levantar a voz caso tenham uma preocupação ou suspeitem de uma violação do Código de Conduta da Sandvik. A possibilidade de se manifestar é um importante alicerce na cultura da Sandvik para ajudar a construir confiança e melhorar o ambiente de trabalho para todos os colaboradores e parceiros.

Garganta Profunda, Edward Snowden, Erin Brockovich, Karen Silkwood, Mordechai Vanunu. Esses são alguns dos denunciantes mais famosos do mundo. O fato de todos eles serem nomes conhecidos atesta a importância que a denúncia de irregularidades tem em sociedades democráticas e transparentes. Ela garante que as práticas ocultas que são ilegais ou eticamente inadequadas possam ser trazidas à tona e tratadas.

"A denúncia tem sido frequentemente a força por trás do desenvolvimento positivo na sociedade", diz Emma Wahlborg, Especialista em Processos de Ética Empresarial da Sandvik. "Ela ajudou a esclarecer regras e princípios éticos e resultou em algumas grandes mudanças na legislação que empresas como a Sandvik são legalmente obrigadas a cumprir. Para a Sandvik, como empresa, isso tem o mesmo efeito de trazer à tona práticas inadequadas. E isso é algo que valorizamos".

Todo relatório é importante

Mas o fato de que denunciantes famosos também são tema de filmes, muitas vezes vencedores do Oscar, também atesta os eventos dramáticos e, às vezes, de risco de vida pelos quais certos denunciantes passaram como consequência de suas ações. Porque, apesar dos resultados muito valiosos da denúncia, muitas pessoas, e geralmente aquelas em posições de poder, não querem que a verdade sobre suas ações ou as das instituições que representam seja revelada. De fato, muitas pessoas comuns que não têm nada a esconder também consideram a denúncia como ideologicamente antiética devido à possível quebra de confidencialidade que ela envolve.

Então, como a Sandvik lida com isso? Como a Sandvik garante que seus funcionários se sintam seguros o suficiente para "falar"?

"No contexto da sociedade como um todo, a denúncia tem mais a ver com a descoberta de atividades criminosas e a exposição da verdade, geralmente de forma política", diz Wahlborg, que foi responsável pela implementação do Speak Up. "Mas para empresas como a Sandvik, trata-se mais de definir o tom internamente e garantir que todos na empresa compartilhem a mesma base de valores e sigam as leis relevantes e nosso Código de Conduta. Portanto, quando lançamos o Speak Up, queríamos usar um termo positivo. Um termo que dissesse que não há problema em levantar a voz se você tiver preocupações ou mesmo apenas dúvidas em relação à conduta."

Um denunciante da Sandvik também é protegido por estruturas rigorosas quanto ao que acontece depois que a preocupação é apresentada. O próprio Código garante que ninguém pode ser disciplinado por ter se manifestado, e o procedimento de investigação especifica um processo muito rigoroso para a integridade do denunciante, da pessoa contra a qual a denúncia foi feita e de como a investigação é conduzida.

Anna Junker, que como Diretora de Governança da Sandvik é responsável pelo Speak Up, acrescenta: "Nós o vemos de forma positiva. Para nós, é um sistema para melhorar nossa organização, algo que nos ajuda a proporcionar um ambiente de trabalho melhor e também ajuda a empresa a reduzir riscos. Mas também vemos a denúncia como uma responsabilidade de todos os funcionários que descobrem atividades que são contrárias ao nosso Código. Nesse caso, a denúncia ajuda a preservar os valores e a reputação da empresa."

Código de Conduta atualizado

O Speak Up foi lançado há cinco anos, mais ou menos na mesma época em que o Código de Conduta da Sandvik foi atualizado. "O Speak Up foi motivado por uma necessidade interna de ter um canal seguro por meio do qual os colaboradores pudessem relatar incidentes e preocupações", diz Wahlborg. "O Speak Up também é parte integrante do nosso sistema de conformidade, que, por sua vez, nos ajuda a cumprir a legislação obrigatória em muitos dos países onde operamos e nos permite ver onde podemos ter riscos potenciais que precisam ser mitigados."

A Sandvik já tinha um processo em vigor antes de lançar o Speak Up, que dizia que se você tivesse um problema, deveria falar com seu gerente, com o RH ou com o Conselho Geral. E hoje, quando um funcionário tem uma queixa ou reclamação geral, se ela puder ser resolvida localmente com seu gerente ou com a equipe local de RH, esse ainda é o caminho preferido. Mas poucas pessoas se atrevem a pegar o telefone e ligar para uma pessoa na Suécia que nunca conheceram. Portanto, se um problema ou dúvida não pudesse ser resolvido localmente, ninguém sabia realmente a quem recorrer.

"Vimos a necessidade de facilitar a denúncia anônima, no idioma local e em um número de telefone ou site local facilmente disponível", acrescenta. "Ainda incentivamos as pessoas a se identificarem, porque é muito mais fácil investigar problemas quando temos informações de contato e elas devem se sentir seguras para fazê-lo, pois a Sandvik respeita os colaboradores que ousam se manifestar. Mas se não se sentir à vontade para fazer isso, na maioria dos países é permitido fazer uma denúncia anônima e ainda assim podemos investigar. E o Speak Up é altamente confidencial, estamos atentos à integridade do denunciante e só envolvemos investigadores e outras pessoas com base na necessidade de conhecimento para lidar com o problema. Também temos uma forte política de não-retaliação, o que significa que não toleraremos que alguém seja maltratado se levantar uma preocupação."

Se a equipe ou as partes interessadas externas quiserem fazer uma consulta ou registrar uma denúncia usando o Speak Up, podem fazê-lo on-line ou ligando para a linha telefônica 24 horas por dia, 7 dias por semana, em qualquer idioma. Todas as denúncias são encaminhadas a uma pequena equipe de investigadores internos. "Acompanhamos cada denúncia recebida, independentemente do assunto", acrescenta Wahlborg.

Reduzindo riscos

A Sandvik recebe cerca de 200 denúncias via Speak Up todos os anos, o que é uma quantidade bastante normal para uma empresa de seu tamanho e alcance geográfico. Há 29 tipos de questões que podem ser relatadas, correspondentes aos capítulos do Código de Conduta da Sandvik. Elas se referem a tudo, desde direitos trabalhistas, assédio ou questões de conformidade, até o uso indevido da propriedade da empresa ou problemas ambientais. As questões incluem fraude, suborno, não conformidade com procedimentos sobre presentes ou viagens, discriminação e assédio.

Os resultados das investigações podem levar a ações disciplinares. Mas, independentemente das consequências para os indivíduos, a empresa como um todo se beneficia com a eliminação de práticas contrárias à nossa cultura e ao nosso Código e com o fornecimento de uma base para a implementação de ações corretivas mais gerais quando os problemas são revelados.

"Por meio do Speak Up, podemos ver onde na organização temos processos que não são seguidos ou onde precisam ser melhorados", diz Junker. "Podemos então atualizar procedimentos e processos e realizar treinamentos quando necessário. Isso nos ajuda a melhorar continuamente o ambiente de trabalho."

Apoio à abertura e à confiança

O Speak Up também ajuda a apoiar uma cultura de abertura e confiança na Sandvik, o que beneficia a equipe e a empresa como um todo. "O Speak Up é uma ferramenta pela qual os funcionários devem sentir confiança suficiente na organização para nos informar se algo parecer errado", diz Wahlborg. "Isso acabará reduzindo o risco para a empresa."

Junker acrescenta: "Poderíamos pensar que, em um mundo ideal, gostaríamos de ver nossos casos de Speak Up diminuindo constantemente, porque estamos melhorando em lidar com as coisas e melhorando constantemente nosso ambiente de trabalho. Embora isso também seja verdade para a Sandvik, também sentimos que um certo fluxo de casos de Speak Up nos ajuda a garantir que o sistema funcione, que tenhamos uma cultura de Speak Up segura e que as pessoas ousem se manifestar."