Speak Up - das Vertrauen in Sandvik fördern

Durch das Speak Up-Programm von Sandvik werden Mitarbeiter und Stakeholder ermutigt, ihre Stimme zu erheben, wenn sie ein Anliegen haben oder einen Verstoß gegen den Sandvik-Verhaltenskodex vermuten. Die Möglichkeit, sich zu äußern, ist ein wichtiger Baustein in der Sandvik-Kultur, um Vertrauen aufzubauen und das Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter und Partner zu verbessern.

Deep Throat, Edward Snowden, Erin Brockovich, Karen Silkwood, Mordechai Vanunu. Dies sind einige der berühmtesten Whistleblower der Welt. Die Tatsache, dass sie alle bekannte Namen sind, zeigt, wie wichtig Whistleblowing in demokratischen und transparenten Gesellschaften ist. Es stellt sicher, dass verborgene Praktiken, die illegal oder ethisch nicht vertretbar sind, an die Oberfläche gebracht und beseitigt werden können.

"Whistleblowing war oft die treibende Kraft hinter einer positiven Entwicklung in der Gesellschaft", sagt Emma Wahlborg, Business Ethics Process Specialist bei Sandvik, "es hat zur Klärung von Regeln und ethischen Grundsätzen beigetragen und zu einigen großen Änderungen in der Gesetzgebung geführt, zu deren Einhaltung Unternehmen wie Sandvik gesetzlich verpflichtet sind. Für Sandvik als Unternehmen hat es den gleichen Effekt, dass unsolide Praktiken ans Licht gebracht werden. Und das ist etwas, das wir sehr schätzen."

Jeder Bericht ist wichtig

Aber auch die Tatsache, dass berühmte Whistleblower Gegenstand von Filmen sind, oft Oscar-prämierte Thriller, zeugt von den dramatischen und manchmal lebensbedrohlichen Ereignissen, die bestimmte Whistleblower als Folge ihres Handelns durchgemacht haben. Denn trotz der sehr wertvollen Ergebnisse, die Whistleblowing mit sich bringt, wollen viele Menschen, und oft auch diejenigen in mächtigen Positionen, nicht, dass die Wahrheit über ihr Handeln oder das der Institutionen, die sie vertreten, ans Licht kommt. Auch viele normale Menschen, die nichts zu verbergen haben, betrachten Whistleblowing als ideologisch unethisch, weil es einen Bruch der Vertraulichkeit bedeutet.

Wie geht Sandvik also mit dieser Problematik um? Wie stellt Sandvik sicher, dass sich seine Mitarbeiter sicher genug fühlen, um "ihre Meinung zu sagen"?

"Im gesamtgesellschaftlichen Kontext geht es beim Whistleblowing eher darum, kriminelle Aktivitäten aufzudecken und die Wahrheit ans Licht zu bringen, in der Regel auf politischer Ebene", sagt Wahlborg, der für die Umsetzung von Speak Up verantwortlich war, aber für Unternehmen wie Sandvik geht es eher darum, intern den Ton anzugeben und sicherzustellen, dass jeder im Unternehmen die gleiche Wertebasis teilt und die einschlägigen Gesetze und unseren Verhaltenskodex befolgt. Als wir Speak Up ins Leben riefen, wollten wir also einen positiven Begriff verwenden. Einen, der besagt, dass es in Ordnung ist, seine Stimme zu erheben, wenn man Bedenken oder auch nur Fragen zum Verhalten hat."

Ein Sandvik-Whistleblower ist auch durch strenge Strukturen geschützt, was nach der Meldung eines Anliegens geschieht. Der Kodex selbst stellt sicher, dass niemand disziplinarisch belangt werden kann, weil er seine Bedenken geäußert hat, und das Untersuchungsverfahren legt einen sehr strengen Prozess für die Integrität sowohl des Whistleblowers als auch der Person, gegen die berichtet wurde, sowie für den Ablauf der Untersuchung fest.

Anna Junker, die als Head of Governance bei Sandvik für Speak Up verantwortlich ist, fügt hinzu: "Wir sehen es positiv. Für uns ist es ein System zur Verbesserung unserer Organisation, etwas, das uns zu einem besseren Arbeitsumfeld verhilft und auch dem Unternehmen hilft, Risiken zu reduzieren. Aber wir sehen Whistleblowing auch als eine Verantwortung für alle Mitarbeiter, die Aktivitäten entdecken, die gegen unseren Kodex verstoßen. Hier hilft Whistleblowing, die Werte und den Ruf des Unternehmens zu bewahren.

Aktualisierter Verhaltenskodex

Speak Up wurde vor fünf Jahren ins Leben gerufen, etwa zur gleichen Zeit, als der Verhaltenskodex von Sandvik aktualisiert wurde. Speak Up entstand aus dem internen Bedürfnis, einen sicheren Kanal zu haben, über den Mitarbeiter Vorfälle und Bedenken melden können", sagt Wahlborg. Speak Up ist auch ein integraler Bestandteil unseres Compliance-Systems, das uns wiederum dabei hilft, verbindliche Gesetze in vielen der Länder, in denen wir tätig sind, einzuhalten, und uns ermöglicht, zu erkennen, wo wir potenzielle Risiken haben, die gemindert werden müssen."

Vor der Einführung von Speak Up gab es bei Sandvik einen Prozess, der besagte, dass man sich bei einem Problem an seinen Vorgesetzten, die Personalabteilung oder den Chefsyndikus wenden sollte. Und auch heute noch ist es der bevorzugte Weg, wenn ein Mitarbeiter eine allgemeine Beschwerde oder einen Missstand hat und diese vor Ort mit seinem Vorgesetzten oder dem lokalen HR-Team gelöst werden können. Aber nur wenige Menschen trauen sich, den Hörer in die Hand zu nehmen und eine Person in Schweden anzurufen, die sie noch nie getroffen haben. Wenn also ein Problem oder eine Frage nicht vor Ort gelöst werden konnte, wusste niemand so recht, wohin er sich wenden sollte.

"Wir sahen die Notwendigkeit, anonyme Meldungen zu erleichtern, und zwar in der Landessprache und unter einer leicht zugänglichen Telefonnummer oder Website", fügt sie hinzu. Wir ermutigen die Leute nach wie vor, sich auszuweisen, denn es ist viel einfacher, Problemen nachzugehen, wenn wir Kontaktinformationen haben, und sie sollten sich dabei sicher fühlen, denn Sandvik respektiert die Mitarbeiter, die sich trauen, ihre Meinung zu sagen. Aber wenn Sie sich dabei nicht wohl fühlen, können Sie in den meisten Ländern auch anonym Bericht erstatten, und wir können trotzdem ermitteln. Und Speak Up ist streng vertraulich, wir achten auf die Integrität des Meldenden und ziehen Ermittler und andere Personen nur dann hinzu, wenn sie das Problem kennen müssen. Wir verfolgen auch eine strikte Politik der Nicht-Vergeltung, was bedeutet, dass wir nicht dulden, dass jemand schlecht behandelt wird, wenn er ein Problem anspricht.

Wenn Mitarbeiter oder externe Stakeholder eine Frage stellen oder einen Bericht über Speak Up aufzeichnen möchten, können sie dies online oder über die rund um die Uhr besetzte Telefonleitung in jeder Sprache tun. Alle Meldungen werden dann an ein kleines Team interner Ermittler weitergeleitet: "Wir gehen jeder einzelnen Meldung nach, egal, worum es geht", fügt Wahlborg hinzu.

Verringerung der Risiken

Sandvik erhält jedes Jahr etwa 200 Meldungen über Speak Up, was für ein Unternehmen seiner Größe und geografischen Ausdehnung eine ziemlich normale Zahl ist. Es gibt 29 Arten von Problemen, über die berichtet werden kann, entsprechend den Kapiteln des Sandvik-Verhaltenskodex. Sie beziehen sich auf alles, von Arbeitsrechten, Belästigung oder Compliance-Problemen bis hin zu Missbrauch von Unternehmenseigentum oder Umweltproblemen. Zu den Themen gehören Betrug, Bestechung, Nichteinhaltung der Verfahren für Geschenke oder Reisen, Diskriminierung und Belästigung.

Die Ergebnisse der Untersuchungen können zu disziplinarischen Maßnahmen führen. Doch unabhängig von den Folgen für den Einzelnen profitiert das Unternehmen als Ganzes davon, dass Praktiken, die gegen unsere Kultur und unseren Kodex verstoßen, aus dem Weg geräumt werden und eine Grundlage für die Durchführung allgemeinerer Abhilfemaßnahmen geschaffen wird, wenn Probleme ans Licht gebracht werden.

"Durch Speak Up können wir sehen, wo in der Organisation Prozesse nicht eingehalten werden oder wo sie verbessert werden müssen", sagt Junker, "wir können dann Verfahren und Prozesse aktualisieren und bei Bedarf Schulungen durchführen. Das hilft uns, das Arbeitsumfeld kontinuierlich zu verbessern."

Förderung von Offenheit und Vertrauen

Speak Up trägt auch dazu bei, eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens bei Sandvik zu fördern, wovon sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen als Ganzes profitieren: "Speak Up ist ein Instrument, mit dem die Mitarbeiter genug Vertrauen in die Organisation haben sollten, um uns mitzuteilen, wenn etwas nicht in Ordnung zu sein scheint", sagt Wahlborg. "Das reduziert letztlich das Risiko für das Unternehmen."

Junker fügt hinzu: "Man könnte meinen, dass wir in einer idealen Welt gerne sehen würden, dass unsere Speak Up-Fälle ständig abnehmen, weil wir die Dinge immer besser in den Griff bekommen und unser Arbeitsumfeld ständig verbessern. Obwohl das auch auf Sandvik zutrifft, haben wir das Gefühl, dass ein gewisser Fluss an Speak Up-Fällen uns dabei hilft, sicherzustellen, dass das System funktioniert, dass wir eine sichere Speak Up-Kultur haben und dass die Leute sich trauen, ihre Meinung zu sagen."