Speak Up - encourager la confiance en Sandvik

Grâce au programme Speak Up de Sandvik, les employés et les parties prenantes sont encouragés à faire entendre leur voix s'ils ont des préoccupations ou s'ils soupçonnent une violation du code de conduite de Sandvik. La possibilité de s'exprimer est un élément important de la culture de Sandvik qui contribue à instaurer la confiance et à améliorer l'environnement de travail pour tous les employés et partenaires.

Gorge profonde, Edward Snowden, Erin Brockovich, Karen Silkwood, Mordechai Vanunu. Il s'agit de quelques-uns des dénonciateurs les plus célèbres au monde. Le fait qu'ils soient tous connus du grand public témoigne de l'importance de la dénonciation dans les sociétés démocratiques et transparentes. Elle garantit que des pratiques cachées, illégales ou contraires à l'éthique, peuvent être mises au jour et traitées.

les dénonciations ont souvent été à l'origine de développements positifs dans la société", déclare Emma Wahlborg, spécialiste des processus d'éthique commerciale chez Sandvik, "elles ont contribué à clarifier les règles et les principes éthiques et ont entraîné des changements importants dans la législation que des entreprises comme Sandvik sont légalement tenues de respecter". Pour Sandvik en tant qu'entreprise, cela a le même effet de mettre en lumière les pratiques douteuses. Et c'est quelque chose que nous apprécions.

Chaque rapport est important

Mais le fait que des lanceurs d'alerte célèbres fassent également l'objet de films, souvent des thrillers récompensés par des Oscars, atteste également des événements dramatiques et parfois mortels que certains lanceurs d'alerte ont traversés à la suite de leurs actions. En effet, malgré les résultats très utiles des dénonciations, de nombreuses personnes, et souvent celles qui occupent des positions de pouvoir, ne veulent pas que la vérité sur leurs actions ou celles des institutions qu'elles représentent soit révélée au grand jour. En effet, de nombreuses personnes ordinaires qui n'ont rien à cacher considèrent également la dénonciation comme idéologiquement contraire à l'éthique en raison de la violation de la confidentialité qu'elle implique potentiellement.

Comment Sandvik réagit-il à cette situation ? Comment Sandvik s'assure-t-elle que ses employés se sentent suffisamment en sécurité pour "parler" ?

"Dans le contexte de la société dans son ensemble, la dénonciation concerne davantage la mise au jour d'activités criminelles et l'exposition de la vérité, généralement sur le plan politique", explique M. Wahlborg, responsable de la mise en œuvre de Speak Up, "mais pour des entreprises comme Sandvik, il s'agit davantage de donner le ton en interne et de veiller à ce que tous les membres de l'entreprise partagent la même base de valeurs et respectent les lois applicables et notre code de conduite. C'est pourquoi, lorsque nous avons lancé Speak Up, nous voulions utiliser un terme positif. Un terme qui dise qu'il n'y a pas de mal à élever la voix si l'on a des inquiétudes ou même simplement des questions concernant la conduite".

Un dénonciateur de Sandvik est également protégé par des structures rigoureuses en ce qui concerne ce qui se passe après que la préoccupation a été soumise. Le code lui-même garantit que personne ne peut être sanctionné pour s'être exprimé et la procédure d'enquête prévoit un processus très strict pour l'intégrité du dénonciateur, de la personne dénoncée et de la manière dont l'enquête est menée.

Anna Junker, qui, en tant que responsable de la gouvernance chez Sandvik, est chargée de Speak Up, ajoute : "Nous voyons cela d'un œil positif. Pour nous, il s'agit d'un système qui permet d'améliorer notre organisation, d'offrir un meilleur environnement de travail et d'aider l'entreprise à réduire les risques. Mais nous considérons également la dénonciation comme une responsabilité pour tous les employés qui découvrent des activités contraires à notre code. Dans ce cas, la dénonciation contribue à préserver les valeurs et la réputation de l'entreprise".

Code de conduite actualisé

Speak Up a été lancé il y a cinq ans, à peu près en même temps que la mise à jour du code de conduite de Sandvik. Speak Up a été motivé par un besoin interne de disposer d'un canal sécurisé par lequel les employés pourraient signaler des incidents et des préoccupations", explique Wahlborg. "Speak Up fait également partie intégrante de notre système de conformité, qui nous aide à nous conformer à la législation obligatoire dans de nombreux pays où nous opérons et nous permet de voir où nous pourrions avoir des risques potentiels qui doivent être atténués."

Sandvik avait déjà mis en place un processus avant de lancer Speak Up, qui stipulait qu'en cas de problème, il fallait s'adresser à son supérieur, aux RH ou au directeur des affaires juridiques. Et aujourd'hui, lorsqu'un employé a une plainte ou un grief d'ordre général, si le problème peut être résolu localement avec son supérieur ou l'équipe locale des ressources humaines, c'est toujours la voie privilégiée. Mais peu de gens osent décrocher le téléphone et appeler une personne en Suède qu'ils n'ont jamais rencontrée. Par conséquent, si un problème ou une question ne pouvait être résolu localement, personne ne savait vraiment vers qui se tourner.

"Nous encourageons toujours les gens à s'identifier, car il est beaucoup plus facile d'enquêter sur les problèmes lorsque nous disposons des informations de contact, et ils doivent se sentir en sécurité pour le faire, car Sandvik respecte les employés qui osent s'exprimer. Mais si vous ne vous sentez pas à l'aise, vous pouvez, dans la plupart des pays, faire un rapport anonyme et nous pouvons toujours enquêter. Et Speak Up est hautement confidentiel, nous sommes soucieux de l'intégrité du rapporteur et nous n'impliquons des enquêteurs et d'autres personnes que sur la base du besoin de savoir, afin de traiter le problème. Nous avons également une politique stricte de non-rétorsion, ce qui signifie que nous ne tolérerons pas que quelqu'un soit maltraité s'il soulève une question.

Les membres du personnel ou les parties prenantes externes qui souhaitent poser une question ou enregistrer un rapport à l'aide de Speak Up peuvent le faire en ligne ou en appelant la ligne téléphonique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans n'importe quelle langue. Tous les rapports sont ensuite transmis à une petite équipe d'enquêteurs internes : "Nous donnons suite à tous les rapports reçus, quel qu'en soit le sujet", ajoute M. Wahlborg.

Réduire les risques

Sandvik reçoit environ 200 rapports par l'intermédiaire de Speak Up chaque année, ce qui est assez normal pour une entreprise de sa taille et de sa portée géographique. Il existe 29 types de problèmes qui peuvent être signalés, correspondant aux chapitres du code de conduite de Sandvik. Ils concernent tous les domaines, depuis les droits du travail, le harcèlement ou les problèmes de conformité, jusqu'à l'utilisation abusive des biens de l'entreprise ou les problèmes environnementaux. Les problèmes comprennent la fraude, la corruption, le non-respect des procédures relatives aux cadeaux ou aux voyages, la discrimination et le harcèlement.

Les résultats des enquêtes peuvent conduire à des mesures disciplinaires. Mais quelles que soient les conséquences pour les individus, l'entreprise dans son ensemble bénéficie de l'élimination des pratiques contraires à notre culture et à notre code et de la mise en place d'une base pour la mise en œuvre d'actions correctives plus générales lorsque des problèmes sont mis en lumière.

"Grâce à Speak Up, nous pouvons voir à quel endroit de l'organisation les processus ne sont pas respectés ou doivent être améliorés", explique Junker, "Nous pouvons alors mettre à jour les procédures et les processus et organiser des formations si nécessaire. Cela nous aide à améliorer continuellement l'environnement de travail."

Soutenir l'ouverture et la confiance

Speak Up contribue également à soutenir une culture d'ouverture et de confiance chez Sandvik, ce qui profite aussi bien au personnel qu'à l'entreprise dans son ensemble : "Speak Up est un outil qui permet aux employés d'avoir suffisamment confiance dans l'organisation pour nous faire savoir si quelque chose ne va pas", explique Wahlborg. "En fin de compte, cela réduira les risques pour l'entreprise.

Junker ajoute : "On pourrait penser que dans un monde idéal, nous aimerions voir nos cas de Speak Up diminuer constamment parce que nous gérons mieux les choses et que nous améliorons constamment notre environnement de travail. Bien que cela soit également vrai pour Sandvik, nous pensons également qu'un certain flux de cas Speak Up nous aide à nous assurer que le système fonctionne, que nous avons une culture Speak Up sûre et que les gens osent s'exprimer."