Työnhakijoita koskeva tietosuojailmoitus

Tietosuojaseloste työnhakijalle – Sandvik Group

1. Johdanto

Sandvik kerää ja käsittelee tietoja, jotka annat hakiessasi työpaikkaa Sandvikilta (“henkilötiedot”). Tämä tietosuojaseloste työnhakijalle (“tietosuojaseloste”) kertoo, mitä henkilötietoja keräämme, mihin tarkoituksiin liittyen niitä käsitellään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

“Henkilötiedot” tarkoittaa kaikkea tietoa, jonka perusteella luonnollinen henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti.

Tässä tietosuojaselosteessa käytetty termi “käsittely” kattaa kaikki toimenpiteet, jotka liittyvät henkilötietoihisi, mukaan lukien tietoihin pääseminen ja tietojen kerääminen, käsittely, säilyttäminen, jakaminen, käyttäminen, siirtäminen ja hävittäminen.

“Tietosuoja-asetus” tarkoittaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679). Kyseisen asetuksen tarkoitus on suojata luonnollisten henkilöiden henkilötietoja.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

2.1. Hakuprosessin hallinta ja kykyjesi, pätevyytesi ja mielenkiinnon kohteidesi arviointi, mukaan lukien tietojen paikkansapitävyyden varmistaminen

Sandvik voi käsitellä henkilötietojasi voidakseen hallita hakuprosessia. Tämä kattaa henkilötietojen käsittelyn kykyjesi, pätevyytesi ja mielenkiinnon kohteidesi arvioimiseksi hakemasi työn vaatimuksiin nähden ja sen, että antamiesi tietojen oikeellisuus ja paikkansapitävyys varmistetaan tarvittavin toimenpitein, esimerkiksi tarkistamalla suositukset. Näitä tarkoituksia varten käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• yhteystiedot (kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• haettu työpaikka ja toiveet työn suhteen, mitä kautta sait tiedon avoimesta paikasta ja matkustushalukkuutesi, jos haettu työpaikka sitä vaatii
• tiedot nykyisestä työsuhteesta
• koulutus
• työkokemus
• muodollinen pätevyys
• osaaminen (esimerkiksi kielitaito, tietokoneen käytön hallinta ja erityisosaaminen)
• suositukset
• muut CV:ssä ja/tai hakemuskirjeessä antamasi tiedot

Henkilötietojasi käsitellään Sandvikin oikeutettujen etujen mukaisesti hakemuksesi käsittelemiseksi, sopivuutesi arvioimiseksi työtehtävään liittyen, antamiesi tietojen paikkansapitävyyden varmistamiseksi ja jotta ennen mahdollisen työsopimuksen tekemistä voidaan tehdä edellyttämäsi toimenpiteet.

Henkilötietojasi käsitellään hakuprosessin aikana. Kun hakuprosessi on päättynyt, säilytämme henkilötietojasi yhdeksän kuukauden ajan tai asuinmaasi säännösten mukaisesti pidemmän tai lyhyemmän aikaa, jotta meillä on mahdollisuus esittää, laatia ja puolustaa oikeusvaateita. Jos sinusta tulee Sandvikin työntekijä, säilytämme henkilötietojasi työsuhteesi aikana Sandvikin työntekijöille suunnatussa tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

2.2. Taustatarkistukset

Sandvik käsittelee henkilötietojasi taustatarkistusten tekemistä varten, jos hakemasi työtehtävä sitä edellyttää ja siinä määrin kuin paikallinen lainsäädäntö sen sallii. Tätä tarkoitusta varten käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• yhteystiedot (kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• kopio rikosrekisteristäsi
• taloudelliset tiedot (esim. luottotietojen tarkistus)
• suositukset

Henkilötietojasi käsitellään Sandvikin oikeutettuun etuun perustuen, jotta taustasi sopivuus Sandvikin liiketoimintaan ja hakemaasi työtehtävään nähden voidaan varmistaa. Lisäksi Sandvik haluaa varmistaa antamasi tiedot.

Kaikki käsitellyt rikosrekisteritiedot poistetaan peruuttamattomasti sen jälkeen, kun Sandvik on tehnyt taustatarkistuksen. Kun hakuprosessi on päättynyt, säilytämme henkilötietojasi yhdeksän kuukauden ajan tai asuinmaasi säännösten mukaisesti pidemmän tai lyhyemmän aikaa, jotta meillä on mahdollisuus esittää, laatia ja puolustaa oikeusvaateita. Jos sinusta tulee Sandvikin työntekijä, säilytämme henkilötietojasi työsuhteesi aikana Sandvikin työntekijöille suunnatussa tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

2.3. Tietojen säilyttäminen ja avoimista työpaikoista tiedottaminen

Jos annat suostumuksesi, Sandvik käsittelee henkilötietojasi myös muihin Sandvik-konsernin mahdollisiin työpaikkoihin liittyen ja ilmoittaa sinulle profiiliisi mahdollisesti sopivista avoimista työpaikoista. Tätä tarkoitusta varten käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• yhteystiedot (kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• aiemmin haettu työpaikka ja toiveet työn suhteen, mitä kautta sait tiedon avoimesta paikasta ja matkustushalukkuutesi, jos haettu työpaikka sitä vaatii
• tiedot nykyisestä työsuhteesta
• koulutus
• työkokemus
• muodollinen pätevyys
• osaaminen (esimerkiksi kielitaito, tietokoneen käytön hallinta ja erityisosaaminen)
• suositukset
• muut CV:ssä ja/tai hakemuskirjeessä antamasi tiedot

Henkilötietojasi käsitellään suostumuksesi perusteella. Voit peruuttaa suostumuksesi, kuten alla kohdassa 6 kuvataan.

Yllämainittuja tarkoituksia varten käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään kaksitoista (12) kuukautta hakuprosessin päättymisestä (ellei hakumaan lainsäädäntö salli pidempää säilytysaikaa oikeusvaateiden puolustamisen perusteella tai määrää lyhyemmästä säilytysajasta). Sandvik kuitenkin säilyttää henkilötietojasi kauemmin, jos ilmoitat Sandvikille, että haluat tulla otetuksi huomioon muihin Sandvikin työpaikkoihin liittyen. Tällaisen ilmoituksen katsotaan olevan uudistettu suostumus henkilötietojen käsittelyyn, ja Sandvik säilyttää siten henkilötietojasi vielä kahdentoista (12) kuukauden ajan.

Sandvik pyrkii lähettämään sinulle sähköpostitse muistutuksen, kun kahdentoista kuukauden jakso on päättymässä. Jos sinusta tulee Sandvikin työntekijä, säilytämme henkilötietojasi työsuhteesi aikana Sandvikin työntekijöille suunnatussa tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

2.4. Oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen

Sandvik voi käsitellä henkilötietojasi laatiakseen, esittääkseen ja puolustaakseen mahdollisia oikeusvaateita. Näitä tarkoituksia varten käsitellyt henkilötiedot kattavat samat henkilötietoluokat kuin yllä kuvattiin.

Tämän kohdan 2.4 mukaisesti käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään Sandvikin oikeutetun edun perusteella mahdollisten oikeusvaateiden laatimista, esittämistä ja/tai puolustamista varten, jos sinun ja Sandvikin välillä on erimielisyyksiä tai kiistoja rekrytointiprosessiin ja/tai hakemukseesi liittyen.

Kuten edellä kerrottiin, tätä tarkoitusta varten käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään hakuprosessin päättymiseen saakka ja sitä seuraavien yhdeksän kuukauden ajan tai asuinmaasi säännösten mukaisesti pidemmän tai lyhyemmän aikaa, jotta meillä on mahdollisuus esittää, laatia ja puolustaa oikeusvaateita.

3. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Sandvik voi luovuttaa muille Sandvik-konsernin yrityksille henkilötietoja, joita käsitellään kohdassa 2 mainittuja tarkoituksia varten. Tällaiset vastaanottajat saattavat sijaita EU:n/ETA:n ulkopuolisissa maissa. Siirrettävien henkilötietojen riittävän suojaamisen varmistamiseksi (riippumatta siitä, mihin maahan tiedot siirretään) sekä lähettävä että vastaanottava Sandvikin yksikkö on sitoutunut Sandvikin Intra-group data transfer agreement -sopimukseen. Tämä tarkoittaa sitä, että vastaanottavan Sandvikin yksikön on suojattava henkilötiedot, esimerkiksi noudattamalla Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita henkilötietojen siirtoon liittyen.

Lisäksi Sandvik voi luovuttaa tietoja ulkopuolisille tahoille, kuten toimittajille ja palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Sandvikin ohjeiden mukaisesti. Jos ja kun henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle, Sandvik varmistaa, että Euroopan komission vakiosopimusehtoja käytetään tiedot siirtävän Sandvikin yksikön ja tiedot vastaanottavan ulkopuolisen tahon välillä. Vaihtoehtoisesti käytämme muita suojatoimia ennen tällaista siirtoa.

Sinulla on oikeus saada itsellesi kopio asiakirjoista, joista näkyy, että asianmukaisia suojatoimia on käytetty suojaamaan henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle siirron yhteydessä riippumatta siitä, onko kyseessä konsernin sisäinen siirto vai siirto ulkopuoliselle osapuolelle. Voit lähettää tällaista vahvistusta koskeva pyyntösi seuraavaan osoitteeseen: privacy@sandvik.com.

Tämän kohdan 3 mukaiset siirrot tehdään samoja tarkoituksia varten kuin yllä kuvattiin, ja ne perustuvat samaan oikeudelliseen perusteeseen kuin mikä koskee kutakin kohdassa 2 esitettyä tarkoitusta.

Jos haluat lisätietoja EU:n /ETA:n ulkopuolisista maista, joihin henkilötietojasi voidaan siirtää, ota yhteyttä seuraavaan osoitteeseen: privacy@sandvik.com.

Sandvik voi myös luovuttaa henkilötietojasi (esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite ja tiedot ansioistasi) viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, esimerkiksi kirjanpitoon ja verotukseen liittyen.

4. Omat oikeutesi

4.1. Oikeus oikaisuun ja oikeus päästä henkilötietoihin

Sandvik huolehtii tietosuoja-asetuksen mukaisista toimenpiteistä, joiden avulla voidaan varmistaa, että henkilötietosi ovat paikkansapitäviä ja ajan tasalla, eikä niissä ole puutteita. Jos huomaat, että sinuun liittyvät henkilötiedot ovat epätäydellisiä, puutteellisia tai virheellisiä, sinulla on oikeus henkilötietojesi korjaamiseen.

Lisäksi sinulla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi, joita sinuun liittyen käsittelemme. Tähän liittyvän pyynnön voi tehdä seuraavassa osoitteessa: https://www.home.sandvik/privacy

 4.2. Alla luetellaan tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeutesi tarkemmalla tasolla. Kaikki pyynnöt tulee tehdä seuraavassa osoitteessa: https://www.home.sandvik/privacy

a) Oikeus pyytää vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja lisätietoihin, kuten käsittelyn tarkoitukseen. Sinulla on myös oikeus saada kopio käsiteltävistä henkilötiedoistasi. Jos teet pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan sinulle koneellisesti luettavassa muodossa.

b) Oikeus vastustaa tilanteeseesi perustuen kaikkea henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu Sandvikin oikeutettuun etuun

c) Jos käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa

d) Tietyissä tapauksissa oikeus siihen, että henkilötietosi poistetaan

e) Tietyissä tapauksissa oikeus siihen, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan

f) Tietosuoja-asetuksen tietojen siirrettävyyttä koskeviin vaatimuksiin liittyen sinulla on oikeus saada koneellisesti luettavassa muodossa oleva kopio sellaisista henkilötiedoista, joita on käsitelty suostumukseesi perustuen ja kun olet itse antanut kyseiset henkilötietosi Sandvikille.

4.3. Valitukset valvontaviranomaiselle

Sinulla on aina oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus oman maasi toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle tai sen maan viranomaiselle, jossa uskot tietosuoja-asetuksen rikkomisen tapahtuneen.

5. Yhteystiedot

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on se Sandvikin yksikkö, josta haet töitä ja muu Sandvikin yksikkö silloin, kun se on välttämätöntä jonkin yllämainitun tarkoituksen toteuttamiseksi. Jos sinulla on henkilötietojesi rekisterinpitäjää koskevia kysymyksiä, ota meihin yhteyttä: privacy@sandvik.com.

6. Suostumuksen peruuttaminen

Voit milloin tahansa peruuttaa Sandvikille antamasi suostumuksen koskien henkilötietojesi käsittelyä yhteen tai kaikkiin yllä mainittuihin kohtiin liittyen.

Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla yhteyttä Sandvikiin: https://www.home.sandvik/privacy. Sandvik lopettaa henkilötietojesi käsittelyn koskien sitä tarkoitusta, johon liittyen peruutat suostumuksesi, ja saat Sandvikilta vahvistuksen, että henkilötietojasi ei enää käsitellä kyseistä tarkoitusta varten.