Speak Up - fomentar la confianza en Sandvik

A través del programa Speak Up de Sandvik, se anima a los empleados y partes interesadas a alzar la voz si tienen alguna preocupación o sospechan de un incumplimiento del Código de Conducta de Sandvik. La posibilidad de alzar la voz es un elemento importante de la cultura de Sandvik para ayudar a generar confianza y mejorar el entorno de trabajo de todos los empleados y colaboradores.

Garganta Profunda, Edward Snowden, Erin Brockovich, Karen Silkwood, Mordechai Vanunu. Estos son algunos de los denunciantes más famosos del mundo. El hecho de que todos ellos sean nombres conocidos da fe de la importancia que tiene la denuncia de irregularidades en las sociedades democráticas y transparentes. Garantiza que las prácticas ocultas que son ilegales o poco éticas puedan salir a la superficie y ser tratadas.

la denuncia de irregularidades ha sido a menudo la fuerza que ha impulsado el desarrollo positivo de la sociedad", afirma Emma Wahlborg, especialista en procesos de ética empresarial de Sandvik, "ha contribuido a aclarar normas y principios éticos y ha dado lugar a algunos cambios importantes en la legislación que empresas como Sandvik están legalmente obligadas a cumplir". Para Sandvik como empresa, tiene el mismo efecto de sacar a la luz prácticas poco sólidas. Y eso es algo que valoramos".

Cada informe es importante

Pero el hecho de que famosos denunciantes de irregularidades también sean objeto de películas, a menudo de suspense ganadoras de un Oscar, también da fe de los acontecimientos dramáticos, y a veces con riesgo para la vida, por los que han pasado algunos denunciantes como consecuencia de sus acciones. Porque a pesar de los valiosos resultados de la denuncia, muchas personas, y a menudo las que ocupan puestos de poder, no quieren que salga a la luz la verdad sobre sus acciones o las de las instituciones a las que representan. De hecho, muchas personas corrientes que no tienen nada que ocultar también consideran que la denuncia de irregularidades es ideológicamente poco ética por la violación de la confidencialidad que puede suponer.

¿Cómo aborda Sandvik esta cuestión? ¿Cómo se asegura Sandvik de que sus empleados se sientan lo suficientemente seguros como para "hablar claro"?

"En el contexto de la sociedad en su conjunto, la denuncia de irregularidades tiene más que ver con el descubrimiento de actividades delictivas y la revelación de la verdad, normalmente desde el punto de vista político", explica Wahlborg, responsable de la puesta en marcha de Speak Up, "pero para empresas como Sandvik se trata más bien de marcar la pauta internamente y garantizar que todos en la empresa comparten la misma base de valores y cumplen las leyes pertinentes y nuestro Código de Conducta. Así que cuando lanzamos Speak Up queríamos utilizar un término positivo. Uno que dijera que está bien alzar la voz si tienes dudas o incluso preguntas sobre la conducta".

Un denunciante de Sandvik también está protegido por estructuras rigurosas en cuanto a lo que ocurre después de presentar la preocupación. El propio Código garantiza que nadie pueda ser sancionado por denunciar y el procedimiento de investigación especifica un proceso muy estricto para la integridad tanto del denunciante como de la persona denunciada, así como para el desarrollo de la investigación.

Anna Junker, responsable de Speak Up en Sandvik, añade: "Lo vemos de forma positiva. Para nosotros es un sistema para mejorar nuestra organización, algo que nos ayuda a tener un mejor entorno de trabajo y también ayuda a la empresa a reducir riesgos. Pero también vemos la denuncia de irregularidades como una responsabilidad de todos los empleados que descubren actividades contrarias a nuestro Código. En este caso, la denuncia ayuda a preservar los valores y la reputación de la empresa".

Código de conducta actualizado

Speak Up se puso en marcha hace cinco años, más o menos al mismo tiempo que se actualizó el Código de Conducta de Sandvik. "Speak Up fue impulsado por una necesidad interna de disponer de un canal seguro a través del cual los empleados pudieran informar de incidentes y preocupaciones", dice Wahlborg. "Speak Up es también una parte integral de nuestro sistema de cumplimiento, que a su vez nos ayuda a cumplir con la legislación obligatoria en muchos de los países en los que operamos y nos permite ver dónde podemos tener riesgos potenciales que necesiten ser mitigados."

Sandvik contaba con un proceso antes de poner en marcha Speak Up, que establecía que si tenías un problema, debías hablar con tu jefe, con RRHH o con el Consejo General. Y hoy en día, cuando un empleado tiene una queja o reclamación general, si se puede resolver localmente con su jefe o con el equipo local de RR.HH., esa sigue siendo la vía preferida. Pero poca gente se atreve a descolgar el teléfono y llamar a una persona en Suecia a la que nunca ha conocido. Por eso, si un problema o una consulta no podía resolverse a nivel local, nadie sabía realmente a quién acudir.

"Seguimos animando a la gente a que se identifique, porque es mucho más fácil investigar los problemas cuando tenemos información de contacto y deben sentirse seguros de hacerlo, ya que Sandvik respeta a los empleados que se atreven a hablar. Pero si no te sientes cómodo haciéndolo, en la mayoría de los países puedes denunciar de forma anónima y aún así podemos investigar. Y Speak Up es altamente confidencial, somos conscientes de la integridad del denunciante y sólo implicamos a investigadores y otras personas en la medida en que sea necesario para tratar el problema. También tenemos una firme política de no represalias, lo que significa que no toleraremos que alguien sea maltratado si plantea una preocupación".

Si el personal o los interesados externos quieren plantear una duda o registrar un informe a través de Speak Up, pueden hacerlo en línea o llamando al teléfono 24 horas al día, 7 días a la semana, en cualquier idioma. Todas las denuncias se remiten a un pequeño equipo de investigadores internos: "Hacemos un seguimiento de cada una de ellas, independientemente de su contenido", añade Wahlborg.

Reducción de riesgos

Sandvik recibe unas 200 denuncias al año a través de Speak Up, una cantidad bastante normal para una empresa de su tamaño y alcance geográfico. Hay 29 tipos de problemas sobre los que se puede informar, que corresponden a los capítulos del Código de Conducta de Sandvik. Se refieren a todo, desde derechos laborales, acoso o cuestiones de cumplimiento, hasta el uso indebido de la propiedad de la empresa o problemas medioambientales. Los problemas incluyen fraude, soborno, incumplimiento de los procedimientos sobre regalos o viajes, discriminación y acoso.

Los resultados de las investigaciones pueden dar lugar a medidas disciplinarias. Pero cualesquiera que sean las consecuencias para los individuos, la empresa en su conjunto se beneficia de la limpieza de prácticas contrarias a nuestra cultura y Código, y sienta las bases para aplicar medidas correctoras más generales cuando los problemas salen a la luz.

"A través de Speak Up podemos ver en qué parte de la organización hay procesos que no se siguen o que necesitan mejoras", dice Junker, "y así podemos actualizar los procedimientos y procesos e impartir formación cuando sea necesario. Esto nos ayuda a mejorar continuamente el entorno de trabajo".

Fomentar la transparencia y la confianza

Speak Up también contribuye a fomentar una cultura de apertura y confianza en Sandvik, que beneficia tanto al personal como a la empresa en su conjunto: "Speak Up es una herramienta mediante la cual los empleados deben sentir la suficiente confianza en la organización como para hacernos saber si algo parece ir mal", dice Wahlborg. "Eso acabará reduciendo el riesgo para la empresa".

Junker añade: "Uno podría pensar que, en un mundo ideal, nos gustaría que nuestros casos de Speak Up disminuyeran constantemente porque estamos mejorando en el manejo de las cosas y mejorando constantemente nuestro entorno de trabajo". Aunque eso también es cierto para Sandvik, también creemos que un cierto flujo de casos Speak Up nos ayuda a garantizar que el sistema funciona, que tenemos una cultura Speak Up segura y que la gente se atreve a hablar."