Speak Up - incoraggiare la fiducia in Sandvik

Attraverso il programma Speak Up di Sandvik, i dipendenti e gli stakeholder sono incoraggiati ad alzare la voce se hanno un dubbio o sospettano una violazione del Codice di Condotta di Sandvik. La possibilità di parlare apertamente è un elemento importante della cultura di Sandvik, che contribuisce a creare fiducia e a migliorare l'ambiente di lavoro per tutti i dipendenti e i partner.

Gola Profonda, Edward Snowden, Erin Brockovich, Karen Silkwood, Mordechai Vanunu. Questi sono alcuni dei più famosi whistleblower del mondo. Il fatto che siano tutti nomi noti testimonia l'importanza che il whistleblowing riveste nelle società democratiche e trasparenti. Garantisce che le pratiche nascoste, illegali o eticamente scorrette, possano essere portate in superficie e affrontate.

il whistleblowing è stato spesso la forza di uno sviluppo positivo della società", afferma Emma Wahlborg, Business Ethics Process Specialist di Sandvik, "ha contribuito a chiarire regole e principi etici e ha portato ad alcuni importanti cambiamenti nella legislazione che aziende come Sandvik sono legalmente obbligate a rispettare". Per Sandvik come azienda, ha lo stesso effetto di portare alla luce pratiche scorrette. E questo è un aspetto che apprezziamo".

Ogni rapporto è importante

Ma il fatto che i famosi whistleblower siano anche oggetto di film, spesso thriller da Oscar, testimonia anche gli eventi drammatici e talvolta pericolosi per la vita che alcuni whistleblower hanno vissuto come conseguenza delle loro azioni. Infatti, nonostante i risultati molto preziosi del whistleblowing, molte persone, e spesso quelle in posizioni di potere, non vogliono che la verità sulle loro azioni o su quelle delle istituzioni che rappresentano venga fuori. In effetti, anche molte persone comuni che non hanno nulla da nascondere considerano il whistleblowing ideologicamente non etico a causa della violazione della riservatezza che potenzialmente comporta.

Come si comporta Sandvik in questo caso? Come fa Sandvik a garantire che i suoi dipendenti si sentano abbastanza sicuri da "parlare"?

"Nel contesto della società nel suo complesso, il whistleblowing riguarda più che altro la scoperta di attività criminali e l'esposizione della verità, di solito a livello politico", afferma Wahlborg, responsabile dell'implementazione di Speak Up. "Ma per aziende come Sandvik si tratta più che altro di dare un tono all'interno dell'azienda e di assicurarsi che tutti condividano la stessa base di valori e seguano le leggi in materia e il nostro Codice di Condotta. Per questo motivo, quando abbiamo lanciato Speak Up abbiamo voluto usare un termine positivo. Un termine che dicesse che è giusto alzare la voce se si hanno preoccupazioni o anche solo domande sulla condotta".

Un whistleblower Sandvik è anche protetto da strutture rigorose per quanto riguarda ciò che accade dopo la presentazione della preoccupazione. Il Codice stesso garantisce che nessuno possa essere sanzionato per aver parlato e la procedura di indagine specifica un processo molto rigoroso per l'integrità sia del whistleblower, sia della persona segnalata, sia della gestione dell'indagine.

Anna Junker, che in qualità di responsabile della governance di Sandvik è responsabile di Speak Up, aggiunge: "Lo vediamo in modo positivo. Per noi è un sistema per migliorare la nostra organizzazione, qualcosa che ci aiuta a creare un ambiente di lavoro migliore e che aiuta l'azienda a ridurre i rischi. Ma vediamo anche il whistleblowing come una responsabilità per tutti i dipendenti che scoprono attività contrarie al nostro Codice. In questo caso, il whistleblowing contribuisce a preservare i valori e la reputazione dell'azienda".

Codice di condotta aggiornato

Speak Up è stato lanciato cinque anni fa, più o meno nello stesso periodo in cui è stato aggiornato il Codice di Condotta di Sandvik. "Speak Up è stato spinto dall'esigenza interna di avere un canale sicuro attraverso il quale i dipendenti potessero segnalare incidenti e preoccupazioni", dice Wahlborg. "Speak Up è anche parte integrante del nostro sistema di conformità, che a sua volta ci aiuta a rispettare la legislazione obbligatoria in molti dei Paesi in cui operiamo e ci permette di vedere dove possiamo avere potenziali rischi che devono essere mitigati".

Prima di lanciare Speak Up, Sandvik disponeva di un processo che prevedeva che, in caso di problemi, ci si rivolgesse al proprio manager, alle Risorse Umane o all'Ufficio Legale. E oggi, quando un dipendente ha un reclamo o una lamentela di carattere generale, se è possibile risolverlo a livello locale con il proprio manager o con il team HR locale, questa è ancora la strada preferita. Ma pochi osano alzare il telefono e chiamare una persona in Svezia che non hanno mai incontrato. Quindi, se un problema o una domanda non potevano essere risolti a livello locale, nessuno sapeva a chi rivolgersi.

"Abbiamo avvertito la necessità di facilitare le segnalazioni anonime, nella lingua locale e a un numero di telefono o a un sito web facilmente reperibili", aggiunge l'autrice, "incoraggiamo comunque le persone a identificarsi, perché è molto più facile indagare sui problemi quando abbiamo le informazioni di contatto e devono sentirsi sicure di farlo, poiché Sandvik rispetta i dipendenti che osano parlare. Ma se non vi sentite a vostro agio, nella maggior parte dei Paesi potete fare una segnalazione anonima e noi possiamo comunque indagare. Il sistema Speak Up è altamente confidenziale, siamo attenti all'integrità del segnalante e coinvolgiamo investigatori e altri soggetti solo se necessario per affrontare il problema. Abbiamo anche una forte politica di non ritorsione, il che significa che non tollereremo che qualcuno venga maltrattato se solleva un problema".

Se il personale o gli stakeholder esterni vogliono sollevare una questione o fare una segnalazione utilizzando Speak Up, possono farlo online o chiamando la linea telefonica 24/7, in qualsiasi lingua. Tutte le segnalazioni vengono poi inviate a un piccolo team di investigatori interni: "Seguiamo ogni singola segnalazione che ci arriva, indipendentemente dal suo contenuto", aggiunge Wahlborg.

Ridurre i rischi

Sandvik riceve ogni anno circa 200 segnalazioni tramite Speak Up, una quantità abbastanza normale per un'azienda delle sue dimensioni e della sua portata geografica. Ci sono 29 tipi di problemi che possono essere segnalati, corrispondenti ai capitoli del Codice di condotta Sandvik. Si tratta di questioni che vanno dai diritti dei lavoratori, alle molestie o ai problemi di conformità, all'uso improprio delle proprietà aziendali o ai problemi ambientali. I problemi includono frode, corruzione, non conformità con le procedure relative a regali o viaggi, discriminazione e molestie.

I risultati delle indagini possono portare ad azioni disciplinari. Ma a prescindere dalle conseguenze per i singoli, l'azienda nel suo complesso trae beneficio dall'eliminazione delle pratiche contrarie alla nostra cultura e al nostro Codice e fornisce una base per l'attuazione di azioni correttive più generali quando i problemi vengono portati alla luce.

"Grazie a Speak Up possiamo vedere dove nell'organizzazione ci sono processi che non vengono seguiti o che necessitano di miglioramenti", dice Junker, "Possiamo quindi aggiornare le procedure e i processi e fare formazione dove necessario. Questo ci aiuta a migliorare continuamente l'ambiente di lavoro".

Sostenere l'apertura e la fiducia

Speak Up contribuisce anche a sostenere una cultura di apertura e fiducia in Sandvik, a vantaggio del personale e dell'azienda nel suo complesso. "Speak Up è uno strumento che consente ai dipendenti di sentirsi sufficientemente fiduciosi nell'organizzazione da comunicarci se qualcosa non va", afferma Wahlborg. "Questo ridurrà in ultima analisi il rischio per l'azienda".

Junker aggiunge: "Si potrebbe pensare che in un mondo ideale vorremmo vedere i nostri casi di Speak Up in costante diminuzione, perché stiamo migliorando la gestione delle cose e migliorando costantemente il nostro ambiente di lavoro. Anche se questo è vero anche per Sandvik, riteniamo che un certo flusso di casi di Speak Up ci aiuti a garantire che il sistema funzioni, che abbiamo una cultura Speak Up sicura e che le persone abbiano il coraggio di parlare".