Informacje dotyczące danych osobowych dla osób składających podania

Powiadomienie o ochronie prywatności dla kandydata – Grupa Sandvik

1. Wprowadzenie

Sandvik zbiera i przetwarza dane przekazywane przez kandydata w trakcie aplikowania na stanowisko w firmie Sandvik („dane osobowe”). W niniejszym Powiadomieniu o ochronie prywatności dla kandydatów („Powiadomienie o ochronie prywatności”) wskazano, jakie rodzaje danych osobowych zbieramy i do jakich celów są one przetwarzane, jak również prawa kandydatów związane z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Termin „dane osobowe” oznacza wszelkie informacje, które mogą pozwolić, w sposób bezpośredni lub pośredni, na zidentyfikowanie żyjącej osoby.

W niniejszym Powiadomieniu o ochronie prywatności termin „przetwarzanie” jest używany w odniesieniu do wszystkich działań dotyczących danych osobowych pracowników, w tym gromadzenia, posługiwania się danymi, przechowywania, udostępniania, wykorzystywania i przekazywania danych, rozporządzania danymi oraz uzyskiwania do nich dostępu.

Termin „RODO” oznacza ogólne rozporządzenie o ochronie danych UE (2016/679). Jest to rozporządzenie mające na celu ochronę danych osobowych osób fizycznych.

2. Cele przetwarzania danych osobowych kandydatów

2.1. Zarządzanie procesem aplikacyjnym oraz ocena umiejętności, kwalifikacji i zainteresowań kandydata, w tym weryfikacja informacji

Firma Sandvik może przetwarzać dane osobowe kandydatów w celu zarządzania procesem aplikacyjnym. Obejmuje to przetwarzanie danych osobowych kandydata w celu dokonania oceny jego umiejętności, kwalifikacji i zainteresowań na potrzeby konkretnego stanowiska, o które się ubiega, jak również podjęcie środków w celu zweryfikowania, czy przekazane przez niego informacje są prawdziwe i dokładne, na przykład w drodze sprawdzenia referencji. Przetwarzane w tych celach dane osobowe obejmują:

• Dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres, e-mail i numer telefonu)
• Stanowisko, o które kandydat się ubiega i preferencje dotyczące zatrudnienia, skąd kandydat dowiedział się o stanowisku, jego gotowość do podróżowania, jeżeli dane stanowisko tego wymaga
• Informacje dotyczące aktualnego zatrudnienia
• Wykształcenie
• Doświadczenie zawodowe
• Kwalifikacje formalne
• Kwalifikacje (takie jak umiejętności językowe, znajomość obsługi komputera i umiejętności specjalne)
• Referencje
• Inne informacje przekazane przez kandydata w Curriculum Vitae lub liście motywacyjnym

Dane osobowe kandydata są przetwarzane zgodnie z prawnie uzasadnionymi interesami firmy Sandvik w zakresie zarządzania zgłoszeniem kandydata, oceny jego stosowności do objęcia danego stanowiska oraz weryfikacji jego danych, jak również w celu podjęcia kroków wymaganych przez kandydata przed ewentualnym zawarciem umowy o pracę.

Dane osobowe kandydata będą przetwarzane w czasie procesu aplikacyjnego. Po zamknięciu procesu aplikacyjnego będziemy przechowywać dane osobowe kandydatów przez kolejne dziewięć miesięcy lub przez krótszy bądź dłuższy okres, dozwolony w państwie kandydata, w celu egzekwowania i ustalania roszczeń prawnych oraz obrony przed nimi. W przypadku zatrudnienia kandydata przez firmę Sandvik będziemy przechowywać jego dane osobowe przez okres zatrudnienia, zgodnie z Powiadomieniem o ochronie prywatności dla pracowników firmy Sandvik.

2.2. Przeprowadzanie weryfikacji danych

Jeżeli wymaga tego stanowisko, o które kandydat się ubiega, oraz w zakresie, w jakim jest to dozwolone na mocy lokalnego prawa, firma Sandvik będzie przetwarzać dane osobowe kandydata do celów weryfikacji danych. Przetwarzane w tym celu dane osobowe obejmują:

• Dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu)
• Wyciąg z rejestru karnego
• Informacje finansowe (np. sprawdzenie zdolności kredytowej)
• Referencje

Dane osobowe kandydata są przetwarzane zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem firmy Sandvik do sprawdzenia, czy kandydat jest osobą odpowiednią dla działalności firmy Sandvik i czy nadaje się na stanowisko, o które się ubiega. Ponadto, firma Sandvik ma interes w dokonaniu weryfikacji danych przekazanych przez kandydata.

Po przeprowadzeniu przez firmę Sandvik weryfikacji danych wszelkie informacje z rejestrów karnych zostaną usunięte w sposób nieodwracalny. Po zamknięciu procesu aplikacyjnego będziemy przechowywać dane osobowe kandydatów przez kolejne dziewięć miesięcy lub przez krótszy bądź dłuższy okres, dozwolony w państwie kandydata, w celu egzekwowania i ustalania roszczeń prawnych oraz obrony przed nimi. W przypadku zatrudnienia kandydata przez firmę Sandvik będziemy przechowywać jego dane osobowe przez okres zatrudnienia, zgodnie z Powiadomieniem o ochronie prywatności dla pracowników firmy Sandvik.

2.3. Prowadzenie ewidencji oraz informowanie o możliwościach rozwoju zawodowego

Jeżeli kandydat wyrazi zgodę, firma Sandvik będzie także przetwarzać jego dane osobowe, biorąc go pod uwagę w przypadku innych potencjalnych stanowisk w Grupie Sandvik oraz informując go o potencjalnych możliwościach rozwoju zawodowego odpowiadających jego profilowi. Przetwarzane w tym celu dane osobowe obejmują:

• Dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres, e-mail i numer telefonu)
• Stanowisko, o które kandydat ubiegał się wcześniej i preferencje dotyczące zatrudnienia, skąd kandydat dowiedział się o stanowisku, jego gotowość do podróżowania, jeżeli dane stanowisko tego wymaga.
• Informacje dotyczące aktualnego zatrudnienia
• Wykształcenie
• Doświadczenie zawodowe
• Kwalifikacje formalne
• Kwalifikacje (takie jak umiejętności językowe, znajomość obsługi komputera i umiejętności specjalne)
• Referencje
• Inne informacje przekazane przez kandydata w Curriculum Vitae lub liście motywacyjnym

Dane osobowe kandydata są przetwarzane na podstawie jego zgody. Kandydat może odwołać swoją zgodę zgodnie z pkt. 6.

Dane osobowe przetwarzane do powyższych celów będą przechowywane przez okres dwunastu (12) miesięcy (chyba że prawo państwa, w którym kandydat ubiegał się o stanowisko, pozwala na dłuższy okres przechowywania danych ze względu na obronę przed roszczeniami lub nakazuje krótszy okres przechowywania danych) liczony od czasu zakończenia procesu aplikacyjnego. Jednak firma Sandvik będzie przechowywać dane osobowe kandydata nawet przez dłuższy czas, jeżeli kandydat powiadomi ją, że pragnie, by jego kandydatura była brana pod uwagę w ramach innych stanowisk w firmie Sandvik. Takie powiadomienie stanowi przedłużoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata. Wówczas firma Sandvik będzie przechowywać dane osobowe kandydata przez dodatkowy okres 12 miesięcy.

Pod koniec wspomnianego dwunastomiesięcznego okresu firma Sandvik postara się przesłać kandydatowi przypomnienie w formie wiadomości e-mail. W przypadku zatrudnienia kandydata przez firmę Sandvik będziemy przechowywać jego dane osobowe przez okres zatrudnienia, zgodnie z Powiadomieniem o ochronie prywatności danych dla pracowników firmy Sandvik.

2.4. Ustalanie i egzekwowanie roszczeń prawnych oraz obrona przed nimi

Firma Sandvik może przetwarzać dane osobowe kandydatów do celów ustalania i egzekwowania potencjalnych roszczeń prawnych oraz obrony przed nimi. Dane osobowe przetwarzane w tych celach obejmują te same kategorie danych osobowych, jakie zostały wyszczególnione powyżej.

Dane osobowe kandydata przetwarzane na podstawie niniejszego punktu 2.4 są przetwarzane zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem firmy Sandvik w zakresie ustalania i egzekwowania potencjalnych roszczeń prawnych oraz obrony przed nimi w przypadku sporu między kandydatem a firmą Sandvik związanego z procesem rekrutacji lub aplikacją kandydata.

Jak wyjaśniono powyżej, przetwarzane w tym celu dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia procesu aplikacji na stanowisko, o które kandydat się ubiega i przez kolejne dziewięć miesięcy lub dłuższy bądź krótszy okres, dozwolony w państwie kandydata w celu ustalania i egzekwowania roszczeń prawnych oraz obrony przed nimi.

3. Ujawnianie i przekazywanie danych osobowych

Firma Sandvik może ujawniać dane osobowe przetwarzane do celów określonych w pkt. 2 powyżej innym spółkom w Grupie Sandvik. Odbiorcy ci mogą znajdować się w państwach poza obszarem UE/EOG. Aby zagwarantować odpowiednią ochronę danych osobowych w czasie ich przekazywania (niezależnie od tego, do którego państwa są przekazywane), zarówno jednostka wysyłająca, jak i jednostka otrzymująca firmy Sandvik podpisały wewnątrzgrupową umowę o przekazywaniu danych (ang. intra-group data transfer agreement). To oznacza, że jednostka Sandvika otrzymująca dane musi chronić dane osobowe, na przykład poprzez przestrzeganie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej w odniesieniu do przekazywania danych.

Ponadto, firma Sandvik może udostępniać dane podmiotom zewnętrznym, takim jak dostawcy i usługodawcy, którzy przetwarzają dane osobowe na polecenie firmy Sandvik. Jeżeli dane osobowe będą przekazywane poza obszar UE/EOG, firma Sandvik dopilnuje, by jednostka Sandvika, która przekazuje dane i otrzymujący je podmiot zewnętrzny podpisały standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. W przeciwnym razie przed dokonaniem takiego przekazania wdrożone zostaną inne zabezpieczenia.

Kandydat jest uprawniony do otrzymania kopii wszelkiej dokumentacji, z której wynika, że wprowadzono odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony jego danych osobowych w czasie ich przekazywania poza obszar UE/EOG, niezależnie od tego, czy jest to przekazanie wewnątrz grupy czy na rzecz podmiotu zewnętrznego. Aby uzyskać takie potwierdzenie, prosimy wysłać żądanie na adresprivacy@sandvik.com.

Przekazywanie danych na podstawie niniejszego pkt. 3 będzie dokonywane w tych samych celach, jakie opisano powyżej i odbywa się na tych samych podstawach prawnych, jakie mają zastosowanie do każdego odpowiedniego celu określonego w pkt. 2 powyżej.

Jeśli chcesz otrzymać dalsze informacje o państwach poza obszarem UE/EOG, do których dane osobowe kandydatów mogą być przekazywane, prosimy o kontakt pod adresem privacy@sandvik.com.

Firma Sandvik może także przekazywać dane osobowe kandydatów (takie jak imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego, adres oraz informacje na temat dochodu) organom państwowym w celu wypełniania obowiązków prawnych, na przykład w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości podatkowej.

4. Prawa kandydatów

4.1. Prawo do sprostowania danych i dostępu do nich

Firma Sandvik podejmie kroki zgodnie z RODO, by dane osobowe kandydatów były poprawne, kompletne i aktualne. Jeżeli kandydat stwierdzi, że dotyczące go dane osobowe są niewłaściwe, niekompletne lub nieprawidłowe, jest uprawniony do skorygowania tych danych osobowych.

Ponadto kandydat ma też prawo żądać dostępu do danych osobowych, które na jego temat przetwarzamy. Żądanie takie należy złożyć pod adresem https://www.home.sandvik/privacy.

4.2. Z RODO wynikają poniższe prawa kandydata. Wszelkie żądania należy składać pod adresem https:www.home.sandvik/privacy.

a) żądania potwierdzenia, czy jego dane osobowe są przetwarzane. Jeżeli tak, kandydat ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz informacji dodatkowych, takich jak cel przetwarzania. Kandydat jest też uprawniony do otrzymania kopii danych osobowych, które są przetwarzane. W przypadku złożenia żądania drogą elektroniczną informacje zostaną przekazane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

b) Sprzeciwu, w oparciu o szczególną sytuację kandydata, wobec przetwarzania jego danych osobowych zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem firmy Sandvik;

c) jeżeli przetwarzania dokonywano na podstawie zgody kandydata – wycofania zgody w dowolnym czasie;

d) w niektórych okolicznościach – usunięcia swoich danych osobowych;

e) w niektórych okolicznościach – ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych; oraz

f) w zakresie wynikających z RODO wymagań dotyczących przenoszenia danych – otrzymania, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, kopii danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody kandydata w zakresie danych osobowych, które kandydat przekazał firmie Sandvik.

4.3. Skargi do organu nadzorczego

Kandydat zawsze ma prawo do wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania jego danych osobowych do właściwego organu ochrony danych w państwie, w którym mieszka, w którym pracuje lub w którym, zdaniem kandydata, doszło do naruszenia RODO.

5. Dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych kandydata jest jednostka Sandvika, do której kandydat składa aplikację, oraz inna jednostka Grupy Sandvik, jeżeli jest to konieczne do realizacji wyżej wymienionych celów. Jeżeli kandydat ma pytania odnośnie do tego, kto jest administratorem jego danych osobowych, powinien skontaktować się z nami pod adresem privacy@sandvik.com.

6. Odwołanie zgody

Kandydat może w dowolnym czasie odwołać wszystkie powyższe zgody, których udzielił firmie Sandvik, a które dotyczą przetwarzania jego danych osobowych.

Kandydat może odwołać swoją zgodę, kontaktując się z firmą Sandvik pod adresem https://www.home.sandvik/privacy. Firma Sandvik zaprzestanie przetwarzania danych osobowych kandydata do celów, w zakresie których zgoda kandydata została odwołana, a kandydat otrzyma powiadomienie od firmy Sandvik, że jego dane osobowe nie będą już do tego celu przetwarzane.